A székhelyszolgáltatás egyre népszerűbb megoldás a vállalkozások körében, különösen olyan esetekben, amikor az állandó irodai jelenlét nem indokolt, esetleg a vállalat szeretné optimalizálni a költségeit. Mivel székhelyre a jogszabály szerint ilyenkor is szükség van, ezért jól jön a székhelyszolgáltatás intézménye, aminek segítségével egy iroda fenntartási költségeinek a töredékéért tehetünk eleget a jogszabályban foglalt követelményeknek.
Mi az a székhelyszolgáltatás?
A székhelyszolgáltatás olyan üzleti megoldás, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy székhelyüket egy szolgáltató által biztosított címre helyezzék át. Ezt a címet a cég bejegyzésére, levelezésére és hivatalos ügyintézésre használhatják. A székhelyszolgáltató gondoskodik a beérkező levelek átvételéről, tárolásáról és továbbításáról is az ügyfél számára.
Ezek azért fontosak, mert minden cég, illetve vállalkozás elérhető kell legyen a megadott székhelyen, az ide érkező leveleket a cég képviselőjének át kell vennie, illetve esetleges ellenőrzés során a hatóságok rendelkezésére kell állni. Hiába van tehát lehetőségünk arra, hogy a saját lakóhelyünket jelöljük meg székhelyként, amennyiben nem innen történik a munkavégzés, vagy nem tudjuk biztosítani a folyamatos jelenlétet könnyen kellemetlen helyzetbe kerülhetünk.
Miért jó a székhelyszolgáltatás?
A székhelyszolgáltatás nem csak a fent már említett helyzet miatt éri meg számtalan vállalkozás számára, egyéb előnyökkel is jár ez a konstrukció.
- Költséghatékonyság: A székhelyszolgáltatás igénybevétele jelentős megtakarítást jelenthet az irodabérléshez képest, különösen a kisebb vállalkozások és startupok esetében.
- Professzionális megjelenés: Egy jó cím presztízst adhat a vállalkozásnak, különösen akkor, ha az egy frekventált üzleti környezetben található.
- Adminisztratív támogatás: A szolgáltató gondoskodik a beérkező levelek átvételéről és értesítést küld a vállalkozás számára, így a cég mindig időben értesül a fontos hivatalos ügyekről.
- Rugalmasság: Nem szükséges egy állandó irodát fenntartani, így a vállalkozás rugalmasabban kezelheti működését, és szükség esetén könnyebben áthelyezheti székhelyét.
Kinek éri meg a székhelyszolgáltatás?
Több olyan helyzet is előfordulhat, amikor a székhelyszolgáltatás ideális megoldásnak bizonyul. Az egyik legegyértelműbb, amikor a vállalkozás nem akar vagy nem tud egy irodát fenntartani, kis- és középvállalkozások esetében ez gyakori.
Hasonló a helyzet a startupok illetve az egyéni vállalkozók esetében, az iroda drága és nem is minden esetben indokolt, a kezdeti időszakban ezért ez egy jó módszer arra, hogy minimalizáljuk a működés költségeit. Persze székhelyként megjelölhetjük a lakóhelyünket is, azonban ehhez egyrészt vagy az ingatlan tulajdonosának kell lennünk, vagy a tulajdonos jóváhagyására van szükségünk, illetve egy vállalkozás székhelye nyilvános adat, ami nem biztos, hogy minden esetben szerencsés.
Illetve még egy harmadik nagy csoportként jelennek meg azok a nemzetközi cégek illetve leányvállalataik, amelyeknek nincsen szüksége irodára az országban, azonban hivatalos magyarországi címre igen. A székhelyszolgáltatás ilyenkor is jól jön.
Mi a hatóságok álláspontja a székhelyszolgáltatásról?
A hatóságok elismerik a székhelyszolgáltatás jogszerűségét és szükségességét, ugyanakkor szigorúan ellenőrzik annak megfelelő működését. Az adóhatóság és más hivatalok különösen figyelnek arra, hogy a székhelyszolgáltatók betartsák a jogszabályokat, és biztosítsák a vállalkozások hivatalos iratainak átvételét és kezelését.
A hatóságok álláspontja szerint a székhelyszolgáltatás használata nem jelenthet problémát, amennyiben a szolgáltatás megfelel a jogszabályi előírásoknak és a vállalkozás valós tevékenységet folytat a megadott címen. Ugyanakkor fontos, hogy a vállalkozások tisztában legyenek azzal, hogy a székhelyszolgáltatás nem használható adóelkerülés vagy más jogellenes célokra.
Ez a helyzet Magyarország esetében is, az elmúlt években tisztult a jogi környezet, a székhelyszolgáltatók működése jól szabályozott, tevékenységük átláthatóbb, tisztább lett. A székhelyszolgáltatók megítélése jóval kedvezőbb, mint a korábbi évtizedekben, sőt egyes esetekben kifejezetten jó a kapcsolat a hatóság és a szolgáltató között.