Minden olyan cég életében, aminek a profilja eltér tőle, a létesítménygazdálkodás egyfajta szükséges rossz. Igaz, hogy mindenki szeret modern, kényelmes és jól felszerelt irodában dolgozni, a vizespoharát ivókútról, nem a mosdóból megtölteni és tiszta ablakon kitekinteni, ezt biztosítani és fenntartani már annál kevesebbeknek van kapacitása. Mi a megoldás? Hanyagoljuk el a létesítménygazdálkodást? Vagy inkább bízzuk olyanokra, akik ezt szívesen és nagy szakértelemmel végzik? Ez utóbbi egy járható útnak tűnik! Nézzük meg részletesebben is az előnyeit!

Több idő és kapacitás a saját profilra

Talán ez a legfontosabb szempont amellett, hogy a létesítménygazdálkodást profikra bízzuk. Sok cégtulajdonos gondolkodik úgy az elején, hogy a létesítményüzemeltetés nem olyan nagy dolog, hogy ne tudná ő maga vagy egyik alkalmazottja kézben tartani. Az idő erre általában rácáfol, főleg ha a vállalat folyamatosan növekedésben van.

A létesítménygazdálkodást is eltérő minőségekben lehet végezni. A legalapvetőbb szinten valóban nem kíván teljes embert; de ez a dolgozók, az ügyfelek és a partnerek elégedetlenségével is járhat.

Egy igényes vállalat számára fontosak ezek a külsőségek, ahogy a létesítményeiben megforduló embereknek is. Ha pedig valaki ezt a standardot szeretné biztosítani és fenntartani, arra időt és energiát kell szánni. A vezetőknek ekkor dönteniük kell, hogy elosztják-e ezeket a feladatokat a munkavállalók között, akik már így is le vannak terhelve, sőt nem is szakemberek a témában; vagy a budget-ből félrerak arra, hogy szakszerű, létesítménygazdálkodással foglalkozó cégre bízza a facility managementet.

Utóbbit választva az a “mellékhatás” fog fellépni, hogy az egész cég egy szebb és igényesebb környezetben, kelletlen plusz kötelességektől mentesen fog tudni jobb hatásfokon működni, amivel szinte rögtön visszatermeli a többszörösét is annak a pénznek, amit a vállalat a létesítménygazdálkodásra fordított.

Vonzó munkakörnyezet

A pandémia alatt sokaknak home office-ba kellett vonulniuk, egészen nagy hányaduk ott is maradt és nem is tervez visszatérni az iroda falai közé. 

Ez azonban nem minden munkakörben tehető meg, sőt azoknak a száma is nagy, akik ha maradhatnának az otthon melegében, akkor is inkább visszaköltöznek az irodába mondván, otthon a gyerekek, a sütés-főzés, a mosás, a “csak ez még belefér!” apróságok mellett nem lehet rendesen koncentrálni.

Aki pedig egyedül rekedt otthoni irodájában, a társas kapcsolatokat, a teakonyhai csevegéseket, a közös ebédeket, a kávészüneteket, a személyes brainstormingokat hiányolta.

Tehát akármennyire is egy modern munkavégzési mód a home office, az irodába járást még nem lehet teljesen félretenni. Ameddig pedig igény lesz rá, addig a munkakörnyezetnek munkaerő bevonzó és megtartó ereje lesz.

A cégeknek érdemes erre is gondolniuk, mikor fontolóra veszik egy létesítménygazdálkodással foglalkozó partnerrel való együttműködés lehetőségét. Az igényes munkakörnyezetet nem elegendő kialakítani, azt üzemeltetni és fenntartani is szükséges. Ki tudná ezt a leghatékonyabban elvégezni, mint egy létesítménygazdálkodásra specializálódott vállalat?

Mindent időben

Minden olyan épület, amiben hivatásszerűen munkát végeznek vagy szolgáltatást nyújtanak; amiben oktatatás folyik, vagy amelyet lakók bérelnek; továbbá a középületek, az egészségügyi intézetek, a bevásárlóközpontok és még sorolhatnánk, esetén bizonyos időközönként kötelező elvégeztetni néhány ellenőrzést. Ez olyan, mint az autóknál a rendszeres műszaki vizsgáztatás.

Ezeket fejben tartani nem lehetetlen, de nem is egyszerű! Elmaradásuk esetén felszólítások, pénzbüntetések jöhetnek; ne adja ég, esetleg baleset következhet be. A legtanácsosabb ez esetben is létesítménygazdálkodással foglalkozó szakemberekre bízni a dolgot, akik erre specializált szoftverek segítségével nem csak figyelmeztetnek bennünket a “kötelező körökre”, de a megfelelő szakemberekkel el is végeztetik ezeket, egy hatalmas terhet levéve a cégek vezetőinek válláról.

Szakszerű szakik

Nem csak a hölgyek érezhetik bajban magukat, amikor szakembert kell hívniuk. A legnagyobb vállalatok vezetői sincsenek mindig ott az otthoni szervizelés és javítások terén. A szakemberek száma itthon sem nagyon mutat emelkedést, a valódi, gyakorlatias szaktudással rendelkezők száma pedig még csekélyebb. Kihez érdemes fordulni, ha COVID miatti kézfertőtlenítőket szeretnénk kihelyeztetni? Ha elromlott a lift? Ha felfagyott a járólap? Ha nem működik a klíma? Ha nem jól zárnak a csapok? Az egy nagyobb lélegzetvételű kutatómunka, mire ezeknek az embereknek utánajárunk, és még akkor sem biztos, hogy sikerül a megfelelő szakemberre rátalálni. 

Ez mind idő, az idő pedig pénz. Ezen felül, ha nem a megfelelő szakembert választjuk, könnyen a duplájába, triplájába is kerülhet egy “egyszerű” klímajavíttatás. A vezetőknek mérlegelniük kell: házon belül próbálkoznak a javítási munkálatokat megszervezni, vagy rábízzák ezeket is létesítménygazdálkodásra specializálódott cégekre, így időt mindeneképp, de valószínűleg pénzt is spórolva.

A létesítménygazdálkodás átláthatósága

Végül, de nem utolsó sorban a cégvezetők működésének egyik kulcsszava: az átláthatóság. A legjobb vezetők rendszerszemléletűek, aminek alapeleme az átláthatóság. Egy excel tábla is nagyszerű dolog a létesítménygazdálkodás elemeinek rendszerbe foglalására, de egy kritikus cégméret után, már több mint átláthatatlan lesz ez a tábla.

Életünk szinte minden területét okoseszközeinkkel igyekszünk egyszerűbbé tenni, a létesítménygazdálkodás terén is itt az ideje ezen eszközök bevezetésére. Erre nem kell a cégvezetőknek egy informatikust alkalmazniuk, csupán felkeresni egy létesítménygazdálkodással foglalkozó vállalatot, amelynek a szolgáltatásai között szerepel a speciális szoftverek alkalmazása. Ezekkel hatékonyan támogatják, szervezik a megrendelő létesítménygazdálkodási feladatait úgy, hogy a cégvezető is nyomon követheti, beleszólhat és javaslatokat tehet a tervezett intézkedésekkel kapcsolatban és mindemellett nem neki kell közvetlenül intézkednie. Ez a létestíménygazdálkodás jövője a jelenben!

Van még kérdés, estleg kétség a létesítménygazdálkodással kapcsolatban? Habozni nem érdemes sokat! Nézzünk körbe a létestíménygazdálkodással foglalkozó, FM (facility management) specializációjú vállalatok között; kérjünk ajánlatokat és a fentiek alapján számoljunk, mérlegeljünk a cégünk hatékony működésének érdekében.